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旅館の予約管理がスムーズになる

利用客からの予約対応は旅館・ホテルの印象を左右する重要な業務。オーバーブッキングや予約登録のミスは、利用客からの信頼を損ねてしまいます。
予約トラブル防止に役立つのが、宿泊予約管理を効率化する旅館システムの「予約管理機能」です。また、宿泊業の基幹業務の1つである予約管理を効率化することは、従業員の負担軽減にも繋がります。予約管理機能の特徴や活用事例についてまとめました。

旅館システム「予約管理機能」でできること

宿泊予約業務を飛躍的に効率化するには外部旅行サイトの予約データと旅館内のデータを管理するサイトコントローラー(在庫共通管理システム)との連携は必須です。また旅館管理システムのCTI機能(電話とコンピュータの統合システム)を活用することで、電話番号と過去のデータとの関連づけができ、予約のお電話の時点から顧客満足度を向上する、おもてなしを実現できます。

電話予約の登録作業・効率化(CTI機能)

顧客から電話がかかってきた際、その電話番号を自動で検索し、顧客情報の照会が行なえる機能。新規の利用客かリピーターか、迅速に判断することができます。予約登録が容易になり、電話を受けながらの対応も可能に。
また、過去の利用情報を参照できるため、以前利用した部屋や食事のリクエスト、嗜好、アレルギー情報などを瞬時に確認。それらを活用することで、顧客1人ひとりに合わせたおもてなしが実現するのです。

外部旅行サイトとのデータ連携(サイトコントローラー)

サイトコントローラーと連携し、外部の旅行サイトや代理店からの予約データを自動的に取り込みが可能です。「オーバーブッキングや予約の取り忘れ、手書きによる記載ミスといったトラブルを防ぐ」「予約データの自動取り込みによって、常に正確な残室数が把握できる」「フロント業務の作業効率を向上し、業務負担やコストの軽減」が可能となります。

顧客管理機能との連携

予約登録する際、顧客管理機能との連携により、顧客の情報が自動入力されるのも、予約管理機能の魅力です。
名前や電話番号などの情報は自動で入力されるため、必要なのは利用日や利用人数などの利用明細のみ。入力ミスによるトラブルのリスク低下が期待できます。予約登録がスムーズに行なえるようになり、業務効率化・作業負担の軽減も可能です。

予約管理機能を活用した事例紹介

業務効率の向上・機会損失のリスク回避を達成

関東を中心に、東北・東海にわたって事業を展開している旅館は、旅館システムの予約管理機能を活用し、業務効率の大幅な改善を実現しました。
従来は予約登録作業に10分かかるケースもあり、従業員の業務を大きく圧迫していたそう。予約入力が完了しないと正確な残室数が把握できず、オーバーブッキングのリスクも発生してしまいます。そういった予約トラブルを防ぐため、ネット予約を早めに打ち切るといった機会損失にも繋がっていました。

旅館システムの予約管理機能は、このような問題を解決してくれます。その旅館では旅館システムの導入後、予約登録にかかる時間が5分以下になったそう。スピーディーな予約登録が可能になったおかげで、常に正確な残室数が分かるようになり、オーバーブッキングや機会損失のリスクもなくなりました。業務効率の改善に、旅館システムが大きく貢献したのです。

また、予約管理とは別で行なっていた顧客からのリクエストやアレルギー情報も、一元管理が可能に。1つの画面で多くの顧客情報を確認することができ、以前よりも精度の高いおもてなしサービスを提供しています。

予約管理業務の自動化で70万円分のコストを削減

とある中規模旅館の課題は、旅行サイトから予約を受け付けた際の予約トラブルでした。予約トラブルの原因は、宿泊台帳への記載ミス。この旅館では、目視と手書きで予約管理を行なっていたのです。
新たに導入した旅館システムには、外部の旅行サイトと連携し、ネット予約のデータを自動で取り込む連動機能「サイトコントローラー」が備わっていました。サイトコントローラーの活用で、今まで手作業で行なっていた予約登録作業が自動化され、予約トラブルを減らすことに成功。また、手間のかかっていた登録作業がなくなり、業務効率も大きく向上しました。そうして、年間およそ70万円ものコスト削減を実現したそうです。

インターネットが普及し、ネット予約が増えつつある現代のホテル業界。この旅館でもネット予約が多くなっていたそう。予約ミスの防止や業務の効率化のために旅館システムを導入したのは、まさしく良案だったと言えるでしょう。

顧客管理機能との連携でワンランク上のおもてなし

老若男女問わず、幅広い層の利用客が訪れる旅館では、予約受付の効率化が課題でした。スタッフからも「もっとスムーズに予約登録できるようにならないか」といった声が上がるようになり、旅館システムを導入することに。
その結果、手間のかかる登録作業を簡略化し、作業時間が短縮されました。また、代理店や外部旅行サイトからの予約も自動で取り込めるようになり、予約登録のスピードアップを叶えたそうです。

また、旅館システムの予約管理機能を活用しはじめたおかげで、電話を受けながら顧客の情報を確認できるようになりました。利用客とのファーストコンタクトとなる電話対応は、旅館の印象を左右する、とても重要な業務です。過去の利用データや嗜好・趣味から、最適なプランや食事の提案が可能となり、ワンランク上のおもてなしを提供できるようになりました。
今後は顧客満足度を高めるため、着信があった段階で自動的に顧客情報が検索できるオプション「CTI」の追加も検討しているそうです。


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