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「旅行の予約管理」におすすめのシステム

利用客からの予約対応は旅館・ホテルの印象を左右する重要な業務。オーバーブッキングや予約登録のミスは、利用客からの信頼を損ねてしまいます。
予約トラブル防止に役立つのが、宿泊予約管理を効率化する旅館システムの「予約管理機能」です。また、宿泊業の基幹業務の1つである予約管理を効率化することは、従業員の負担軽減にも繋がります。予約管理機能の特徴や活用事例についてまとめました。

旅館システム「予約管理機能」でできること

宿泊予約業務を飛躍的に効率化するには外部旅行サイトの予約データと旅館内のデータを管理するサイトコントローラー(在庫共通管理システム)との連携は必須です。また旅館管理システムのCTI機能(電話とコンピュータの統合システム)を活用することで、電話番号と過去のデータとの関連づけができ、予約のお電話の時点から顧客満足度を向上する、おもてなしを実現できます。

電話予約の登録作業・効率化(CTI機能)

顧客から電話がかかってきた際、その電話番号を自動で検索し、顧客情報の照会が行なえる機能。新規の利用客かリピーターか、迅速に判断することができます。予約登録が容易になり、電話を受けながらの対応も可能に。
また、過去の利用情報を参照できるため、以前利用した部屋や食事のリクエスト、嗜好、アレルギー情報などを瞬時に確認。それらを活用することで、顧客1人ひとりに合わせたおもてなしが実現するのです。

外部旅行サイトとのデータ連携(サイトコントローラー)

サイトコントローラーと連携し、外部の旅行サイトや代理店からの予約データを自動的に取り込みが可能です。「オーバーブッキングや予約の取り忘れ、手書きによる記載ミスといったトラブルを防ぐ」「予約データの自動取り込みによって、常に正確な残室数が把握できる」「フロント業務の作業効率を向上し、業務負担やコストの軽減」が可能となります。

顧客管理機能との連携

予約登録する際、顧客管理機能との連携により、顧客の情報が自動入力されるのも、予約管理機能の魅力です。
名前や電話番号などの情報は自動で入力されるため、必要なのは利用日や利用人数などの利用明細のみ。入力ミスによるトラブルのリスク低下が期待できます。予約登録がスムーズに行なえるようになり、業務効率化・作業負担の軽減も可能です。

予約管理機能を活用した事例紹介

全スタッフがお客様情報を共有

2館から構成される旅館を悩ませていたのは、情報共有が難しいことです。予約管理システムを導入していたものの登録した情報はフロントでしか確認できず、施設ごとでばらばらに運用しなければならない課題を抱えていました。この問題を解決するため導入したのが陣屋コネクトです。

陣屋コネクトを導入することで、一つの場所で入力した情報を他の施設や場所でも共有できるようになりました。これにより、お客様のアレルギー情報を厨房スタッフが随時把握できるなどの変化が生まれました。また、お客様に合わせた個別のサービスもできるようになりました。

以上の変化は、海外のお客様をもてなすときにも役立っているそうです。海外のお客様は、当日に予約を変更することやリクエストを変更することが少なくありません。急な変更に瞬時に対応できるので、しっかりとしたおもてなしを実現できているそうです。海外旅行客の増加が予想されているので、参考にできる旅館は多いかもしれませんね。

予約管理業務の自動化で70万円分のコストを削減

40室程度の客室がある中規模の旅館は、旅行サイトからの予約に頭を悩ませていました。予約内容を宿泊台帳に手書きで写すのに大変な手間がかかっていたからです。また、稀に発生する記載ミスにも困っていました。

この問題を解決するために導入した予約管理システムが女将さんです。女将さんを導入した理由は、外部の旅行サイトと連携して予約内容を自動で取り込む「サイトコントローラー」が備わっているから。この機能を導入することで手書きの必要がなくなり、業務効率は大幅に改善しました。年間でおよそ70万円ものコストの削減につながったそうです。また、記載ミスでお客様にご迷惑をかける不安もなくなりました。

ご存知の通り、インターネットが普及したことで大手旅行サイト経由の予約は増えつつあります。業務効率化や記載ミスの予防を目指し予約システム・女将さんを導入した判断は、今後の経営にも良い影響をもたらすといえるでしょう。

顧客管理機能との連携でワンランク上のおもてなし

リピーター様が多い関東地方の旅館は、顧客管理に不安と課題を抱えていました。問題点と捉えていたのは、全てのリピーター様の情報を覚えきれないこと。「自分のことを覚えてくれている」と考えるリピーター様の期待に応えられないと、旅館の信用を損ねてしまいます。

以上の問題に対応するため導入したのが予約管理システム・コンセイル(現:アシスト)です。コンセイル導入後、顧客管理にまつわる悩みは解消しました。宿泊者情報と紐づけて、前回宿泊時の情報を残せるようになったからです。

名前や電話番号から、前回の宿泊時期、食事の内容、対応した内容、好きなもの、嫌いなものなどを確認できるようになったので、予約時点から自信を持って対応できるようになりました。また、毎朝のミーティングで、リピーター様の情報をスタッフ間で共有できるので最善のおもてなしができるようになりました。例えば、背の高いお客様には、予め大きなサイズの浴衣を用意しておくなどです。

関東地方の旅館は、コンセイルを導入することでおもてなしのレベルがワンランクアップしたと考えています。

予約管理機能のあるシステムを紹介

Assist アシスト(信南情報システム)

費用

初期費用は360万円程かかります。月額利用料金は1万7,500円程度。CTI機能、サイトコントローラー連携機能、顧客管理機能を網羅している旅館システムのランニングコストとしてはリーズナブルなほうでしょう。POSレジ連動やタブレット連動など、オプションで付けられる機能もあり、どのオプションを追加するかによって値段は上下します。

CTI機能

CTI機能はオプションで付けられます。簡易CTI連動という名称で、電話による問い合わせを受けた際に、顧客情報が瞬時に表示される仕様です。これまでの対応履歴などを確認できるので、顧客対応がスムーズになるでしょう。顧客を待たせる時間が減るので、顧客の満足度アップにもつながります。

サイトコントローラー

Assistを提供する信南情報システムは、顧客の要望に合わせてシステムを提供している会社です。複数の旅行サイトで料金設定や空き室状況を一元管理できる「サイトコントローラー連携機能」もまた、オプションで追加できます。

顧客管理

顧客を一覧表示して検索したり、顧客の利用実績を確認したり、支払い状況をチェックしたりできます。問い合わせ履歴の項目では、これまで顧客から受けた質問や感謝の言葉、クレームなどを登録可能です。DM印刷機能も付いているので、ターゲットを絞った定期的なキャンペーン施策をうてます。

Assist アシストの予約管理機能をもっと詳しく見る

Staysee(ステイシー株式会社)

費用

Stayseeは、小規模宿泊施設や民泊事業者も利用できるクラウド型の宿泊管理サービスです。初期費用はなんと無料。

一番安い料金プラン(ライトプラン)は月額980円。宿泊分析機能などが付いているスタンダードプランは月額3,980円で、中規模施設を対象にしているようです。売掛管理を含めすべての機能が使えるアドバンスプランは月額9,980円となっています。

CTI機能

CTI連携機能について、公式HPに記載はありませんでした。Stayseeは、電話申し込みよりも旅行サイトを通して集客を目指す旅館やホテル向けのサービスなので、CTI連携機能は付けられないのかもしれません。気になる方は直接問い合わせてみることをおすすめします。

サイトコントローラー

アドバンスプラン(月額9,980円)にはサイトコントローラー連携機能がついています。連携できるのは、TEMAIRAZU・ねっぱん!・らく通・TLリンカーンのサービスです。たとえば、TL-リンカーンはJTBや近畿日本ツーリストなどの旅行会社、るるぶトラベルやじゃらんnetなどの予約サイトに対応しています。

顧客管理

顧客管理機能はすべてのプランで利用できます。顧客情報は毎朝自動でバックアップが取られる仕様なので、大事な顧客情報をきちんと保管することが可能。もちろん、手動で情報を保存することも可能です。過去に入手した顧客データをアップロードして、現在の顧客情報に反映することもできます。

Stayseeの予約管理機能をもっと詳しく見る

TLリンカーン(株式会社シーナッツ)

費用

導入費用は10万円から、月額料金は使用する機能、導入する施設の客室数などによって変動します。旅行会社の管理に特化したサービスは、月々1万5,000円からとなっていました。ネット販売の管理のみ対応しているサービスは、月々1万5,000円から利用できます。

すべてのサービスを利用する場合、月額利用料は30,000円からとなっています。

CTI機能

CTI機能が付いているか、公式サイトに記載はありませんでした。そのため、直接問い合わせる必要があります。TLリンカーンを提供するシーナッツ社は追加機能の相談は受けていないようなので、CTI機能を追加で申し込むことは難しいかもしれません。

サイトコントローラー

サイトコントローラー連携機能が充実しているTLリンカーン。複数の旅行サイトで予約が同時発生した場合のオーバーブッキングのリスクを抑えられます。また、プラン作成や作成後のサイトへの反映がシンプルに行えるのも魅力です。

顧客管理

予約番号や予約者名、検索できる機能が付いています。ほかにもチェックイン日や客室タイプ、プラン名などで顧客情報を探すことが可能。予約内容をまとめて印刷すれば、シフト調整や宿泊客のアライバルチェックに役立ちます。

女将さん(リブネット)

費用

客室の数によって料金が変わります。60室以内の場合は、一律で月額2万5,000円です。初期費用はかかりません。客室が60室を超える場合、見積もりを出してもらいましょう。旅館やホテルにて導入支援や操作説明をしてもらう場合は、プラス5万円の費用がかかります。

CTI機能

CTI機能の有無につて、リブネットの公式サイトには記載がありませんでした。おそらく、対応していない可能性が高いでしょう。希望する機能を追加で付けるサービスもないようなので、CTI機能の導入は難しいかもしれません。

サイトコントローラー

オプションでサイトコントローラー連携機能を追加できます。初期費用は0円で、キャンペーンで月額料金が無料になることもあるんだとか。対応しているのはTEMAIRAZU・ねっぱん!・TL-リンカーンなどです。

顧客管理

氏名や住所、電話番号、メールアドレスなど、さまざまな項目を登録・検索できます。アレルギーの有無や浴衣のサイズ、趣味など、顧客独自の情報も登録できるので、満足度の高いおもてなしができるでしょう。忘れ物登録もできるので、顧客からの問い合わせにスムーズに対応できるようになります。

女将さんの予約管理機能をもっと詳しく見る

アコモド(株式会社タップ)

費用

初期費用は0円で、月額費用は宿泊料金の1%という変動制を採用しています。売り上げが少ないときは支払う費用も減るので、固定費に悩んでいる人にはおすすめです。また、プラン作成やマスタ作成を依頼する際は別途費用がかかります。

CTI機能

ホームページ上の機能一覧を確認したところ、CTI機能は含まれていませんでした。オプションでも、CTI機能をつけることは難しそうです。

サイトコントローラー

サイトコントローラー連携機能に対応しています。空き室状況をアコモドのシステムから送信してサイトに反映可能。また、サイトの予約情報をアコモドのシステムに取り込めるので、それまでチェックにかけていた多くの時間を短縮できます。

顧客管理

顧客情報の登録や編集、削除が意のままにできます。顧客とやりとりしたメール情報も登録できるので、メールソフトで検索する手間を省けるでしょう。DMのラベルもシステムを利用して作れます。挨拶やキャンペーン情報の送付をスピーディーにしたい旅館・ホテルにおすすめです。

らく通

費用

月額固定料金は9,800円からとなっています。大きなくくりでわけると、既存のプランは全部で3つ。旅行会社だけに対応しているプラン、旅行予約サイトだけに対応しているプラン、そして、その両方に対応しているプランです。プランの詳細によって料金が変わるため、気になる方は直接お問い合わせください。

CTI機能

ホームページ上ではCTI機能について言及されていませんでした。サイト管理に重点を置いているシステムのため、CTI機能は付いていない可能性が高いでしょう。

サイトコントローラー

プランにもよりますが、旅行会社や旅行予約サイトで情報を管理できるサイトコントローラー連携機能を利用できます。対応している海外予約サイトの数も増えているので、外国人観光客の予約も期待できるでしょう。JRグループが座席予約などに用いてきた技術が、らく通のシステムで活用されています。

顧客管理

トップ画面には、当日のチェックイン・チェックアウト情報にアクセスできるボタンが付いています。初めて使う場合でも操作しやすいでしょう。チェックインやチェックアウトの一覧情報を表示できるので、フロントでの顧客確認がスムーズになります。詳細検索機能も付いているので、電話で問い合わせがあった際にも情報を見つけやすいでしょう。

PAGURO

費用

PAGURO(パグーロ)の月額料金は客室10室以下だと4,980円。客室が10室を超えると1室あたり180円追加される仕組みになっています。初期費用は4,500円ですが、条件を満たすと無料になるそうです。また、サービスを利用できるユーザー数を増やすと追加料金がかかります。

CTI機能

CTI機能が利用できるかどうかは直接問い合わせる必要があります。ホームページ上には記載がありませんでした。最大3か月の無料期間が付いているので、その際に機能を確かめるのもいいでしょう。

サイトコントローラー

オプションでサイトコントローラー連携機能を追加できます。サイトコントローラーでどこまで業務を自動化できるかは、選択するプランによって異なります。選べるのは0WAY・1WAY・2WAYの3プラン。完全自動化を希望するなら2WAYを選びましょう。対応しているシステムはねっぱん!や手間いらずです。

顧客管理

操作しやすい顧客管理システムが搭載されています。宿泊日や客室タイプの変更をする場合、カレンダー上でドラッグするだけで変更可能。簡単に予約状況を変更できるので、パソコンの操作に慣れていないスタッフが多い旅館・ホテルでも安心です。条件に合った顧客情報だけを呼び出してDMの宛名を印刷できるのも便利。ターゲットを絞ってマーケティングを行えます。

チョイスリザーブ

費用

チョイスリザーブ(ChoiceRESERVE)の費用はプランや予約件数によって変動します。一番安いのがLiteプランで月額1万円です。多く利用されているProプランは月額2万円。もっとも機能が充実しているEnterpriseプランの料金は直接問い合わせる必要があります。また、予約件数が300件を超えると従量課金が発生するそうです。

CTI機能

CTI機能を希望する場合は、直接問い合わせる必要があります。CTI機能を導入する場合、有料オプション扱いになる、またはEnterpriseプランの利用をすすめられるかもしれません。チョイスリザーブは各種システムと連携が可能ですので、相談してみる価値はあるでしょう。

サイトコントローラー

旅行サイトと連携するサイトコントローラー機能については、チョイスリザーブに直接確認する必要があります。旅館やホテルに特化して作成されたサービスではないため、サイトコントローラーの導入は難しいかもしれません。

顧客管理

一番安いLiteプランから顧客管理機能が搭載されています。登録したい顧客情報の項目を設定・追加するのはとっても簡単。自社ホテルや旅館に合わせた情報を集められるでしょう。集まった顧客情報を項目ごとに整理してダウンロードできるので、データを分析したり戦略を考えたりするのにおすすめです。

AirRESERVE(エアリザーブ)

費用

お試しプランは0円で利用できます。AirRESERVEを提供するリクルートがすすめるベーシックプランは月額5,000円です。大企業や行政向けのプレミアムプランの料金は、問い合わせて確認しなければなりません。また、ベーシックとプレミアムの2つのプランは、別途初期導入費がかかります。

CTI機能

CTI機能はついていません。顧客からの電話問い合わせを受けた際には、その都度顧客情報を検索する必要があるでしょう。

追加のオプションとしてCTI機能を追加できるかどうかも記載されていなかったため、直接確認することをおすすめします。

サイトコントローラー

サイトコントローラー連携機能はついていませんでした。AirRESERVEはホテルや旅館だけではなく、さまざまな業種を対象にした予約管理システムなので、旅行サイトと連携するサイトコントローラー連携機能は用意していないのかもしれません。

顧客管理

氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどの基本情報のほかに、お客様メモを登録できます。顧客ごとに注意して対応すべき点などを記載できるので、実際の対応時に活用することでしょう。顧客情報を検索すると、これまでの予約履歴が一覧になって表示されます。予約したユーザーがホテルや旅館をよく利用する常連さんかどうか、一目で確認できるのが嬉しいですね。

AirRESERVEの予約管理機能をもっと詳しく見る

Reservation engine(リザベーション エンジン)

費用

お試しで使えるライト版なら、顧客数は1,000件以下という制限があるものの、料金は月額4,600円とリーズナブル。初期費用がかからないのも嬉しいポイントです。ベーシック版は月額9,500円で、初期費用は50,000円となっています。

ほかのシステムとも連携できるカスタム版は、月額料金2万8,500円で、初期費用は10万円。また、専用サーバーで運用できるエンクスパンド版もあります。2万円の月額料金に加え、サーバー費用、10万円の初期費用などがかかります。

CTI機能

CTI機能についてはホームページ上で紹介されていなかったため、直接問い合わせる必要があります。もしCTI機能が使えなくても、電話番号による予約検索機能があるので、ある程度スムーズに対応できるでしょう。手入力の操作には注意が必要ですが、着信履歴に表示される電話番号で速やかに顧客情報を検索できます。

サイトコントローラー

ホームページ上でサイトコントローラーについては紹介されていませんでした。Reservation engineは旅館やホテルだけを対象にした予約管理サービスではないため、サイトコントローラーは利用できないかもしれません。

顧客管理

一般的な顧客情報の登録に加え、会員ランクや対応履歴を登録できます。ほかにも予約時のアンケートを自由に設定できるので、ぜひ試してみてください。アンケート結果を顧客対応やマーケティングに活用できます。予約のリマインダー機能も便利です。設定したタイミングで顧客に宿泊日が近いことを通知します。

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