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「旅行の予約管理」におすすめのシステム

利用客からの予約対応は旅館・ホテルの印象を左右する重要な業務。オーバーブッキングや予約登録のミスは、利用客からの信頼を損ねてしまいます。
予約トラブル防止に役立つのが、宿泊予約管理を効率化する旅館システムの「予約管理機能」です。また、宿泊業の基幹業務の1つである予約管理を効率化することは、従業員の負担軽減にも繋がります。予約管理機能の特徴や活用事例についてまとめました。

旅館システム「予約管理機能」でできること

宿泊予約業務を飛躍的に効率化するには外部旅行サイトの予約データと旅館内のデータを管理するサイトコントローラー(在庫共通管理システム)との連携は必須です。また旅館管理システムのCTI機能(電話とコンピュータの統合システム)を活用することで、電話番号と過去のデータとの関連づけができ、予約のお電話の時点から顧客満足度を向上する、おもてなしを実現できます。

電話予約の登録作業・効率化(CTI機能)

顧客から電話がかかってきた際、その電話番号を自動で検索し、顧客情報の照会が行なえる機能。新規の利用客かリピーターか、迅速に判断することができます。予約登録が容易になり、電話を受けながらの対応も可能に。
また、過去の利用情報を参照できるため、以前利用した部屋や食事のリクエスト、嗜好、アレルギー情報などを瞬時に確認。それらを活用することで、顧客1人ひとりに合わせたおもてなしが実現するのです。

外部旅行サイトとのデータ連携(サイトコントローラー)

サイトコントローラーと連携し、外部の旅行サイトや代理店からの予約データを自動的に取り込みが可能です。「オーバーブッキングや予約の取り忘れ、手書きによる記載ミスといったトラブルを防ぐ」「予約データの自動取り込みによって、常に正確な残室数が把握できる」「フロント業務の作業効率を向上し、業務負担やコストの軽減」が可能となります。

顧客管理機能との連携

予約登録する際、顧客管理機能との連携により、顧客の情報が自動入力されるのも、予約管理機能の魅力です。
名前や電話番号などの情報は自動で入力されるため、必要なのは利用日や利用人数などの利用明細のみ。入力ミスによるトラブルのリスク低下が期待できます。予約登録がスムーズに行なえるようになり、業務効率化・作業負担の軽減も可能です。

予約管理機能を活用した事例紹介

全スタッフがお客様情報を共有

2館から構成される旅館を悩ませていたのは、情報共有が難しいことです。予約管理システムを導入していたものの登録した情報はフロントでしか確認できず、施設ごとでばらばらに運用しなければならない課題を抱えていました。この問題を解決するため導入したのが陣屋コネクトです。

陣屋コネクトを導入することで、一つの場所で入力した情報を他の施設や場所でも共有できるようになりました。これにより、お客様のアレルギー情報を厨房スタッフが随時把握できるなどの変化が生まれました。また、お客様に合わせた個別のサービスもできるようになりました。

以上の変化は、海外のお客様をもてなすときにも役立っているそうです。海外のお客様は、当日に予約を変更することやリクエストを変更することが少なくありません。急な変更に瞬時に対応できるので、しっかりとしたおもてなしを実現できているそうです。海外旅行客の増加が予想されているので、参考にできる旅館は多いかもしれませんね。

予約管理業務の自動化で70万円分のコストを削減

40室程度の客室がある中規模の旅館は、旅行サイトからの予約に頭を悩ませていました。予約内容を宿泊台帳に手書きで写すのに大変な手間がかかっていたからです。また、稀に発生する記載ミスにも困っていました。

この問題を解決するために導入した予約管理システムが女将さんです。女将さんを導入した理由は、外部の旅行サイトと連携して予約内容を自動で取り込む「サイトコントローラー」が備わっているから。この機能を導入することで手書きの必要がなくなり、業務効率は大幅に改善しました。年間でおよそ70万円ものコストの削減につながったそうです。また、記載ミスでお客様にご迷惑をかける不安もなくなりました。

ご存知の通り、インターネットが普及したことで大手旅行サイト経由の予約は増えつつあります。業務効率化や記載ミスの予防を目指し予約システム・女将さんを導入した判断は、今後の経営にも良い影響をもたらすといえるでしょう。

顧客管理機能との連携でワンランク上のおもてなし

リピーター様が多い関東地方の旅館は、顧客管理に不安と課題を抱えていました。問題点と捉えていたのは、全てのリピーター様の情報を覚えきれないこと。「自分のことを覚えてくれている」と考えるリピーター様の期待に応えられないと、旅館の信用を損ねてしまいます。

以上の問題に対応するため導入したのが予約管理システム・コンセイルです。コンセイル導入後、顧客管理にまつわる悩みは解消しました。宿泊者情報と紐づけて、前回宿泊時の情報を残せるようになったからです。

名前や電話番号から、前回の宿泊時期、食事の内容、対応した内容、好きなもの、嫌いなものなどを確認できるようになったので、予約時点から自信を持って対応できるようになりました。また、毎朝のミーティングで、リピーター様の情報をスタッフ間で共有できるので最善のおもてなしができるようになりました。例えば、背の高いお客様には、予め大きなサイズの浴衣を用意しておくなどです。

関東地方の旅館は、コンセイルを導入することでおもてなしのレベルがワンランクアップしたと考えています。

予約管理機能のあるシステムを紹介

予約管理機能のあるシステムとして「チョイスリザーブ」「Airリザーブ(エアリザーブ)」「Reservation engine(リザベーション エンジン)」が挙げられます。それぞれの特徴は次の通りです。

チョイスリザーブ

予約管理に特化したシステム開発などを手掛けているリザーブリンクのサービスです。主なメリット・デメリットは次の通りです。

メリット

デメリット

Airリザーブ(エアリザーブ)

リクルートが提供する予約管理システムです。主なメリット・デメリットは次の通りです。

メリット

デメリット

Reservation engine(リザベーション エンジン)

インタークエストが開発した予約管理システムです。主なメリット・デメリットは次の通りです。

メリット

デメリット

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