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旅館の会計業務が効率化される

会計や売掛などお金に関する業務は、旅館の経営に関わる重要なものです。しかし、毎日の締め作業や売掛台帳の管理、伝票の作成などは手間のかかる作業でもあります。
こういった作業の負担を減らすには、旅館システムの「会計・経理機能」の活用が良いでしょう。機能の詳しい特徴や活用事例について紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

旅館システム「会計・経理機能」でできること

日々締め業務からの解放はもちろん、朝のフロント業務を効率化します。(急な伝票の分割や細かい清算など)朝の忙しい時間帯、お見送りのタイミングでもお客様を待たせず、スピーディーな対応を実現します。また会計システムの連携や売掛金管理機能などもできれば、経理業務の効率化につながります。これらの効率化から生まれるゆとりをおもてなしの向上へと生かすことができます。

フロント会計機能

フロント会計機能は、旅館管理システムの基本設定として付帯しているケースが多い機能です。その名の通りフロント会計業務を効率化できる機能で、機能が充実している旅館管理システムだと利用明細や領収書の発行もスムーズになります。
また会計業務以外にも、予約・部屋割りの確認、客室ごとの宿泊スケジュール管理など、フロントスタッフが担当する業務をデータ化でき、フロント業務にかかるコストを大幅に削減できるのが魅力です。

宴会の時間管理

旅館会計システムでは、部屋の予約管理だけではなく、宴会の時間管理をすることも可能です。その日1日の宴会場ごとの予約状況を視覚的にわかりやすく表示してくれるため、宴会時間の管理がしやすくなり、重複した予約を請け負ってしまうことがなくなります。

もちろん、宴会場が空いている時間帯もすぐにわかるため、これまでよりも宴会予約での売上をアップさせられることにも繋がる可能性があります。宴会の時間管理でも、部屋の予約管理のように時間の変更は簡単に行うことが可能です。

ルームインジケーター

旅館会計システムでは「ルームインジケーター」を利用できるものもあります。ルームインジケーターとは、旅館を平面図にしたもので、導入する旅館専用のルームインジケーターを作成することが可能です。ルームインジケーターを利用すれば、一目で部屋の空き状況や利用する顧客の情報などを見ることができ、予約なしの宿泊希望者にも瞬時に対応することができます。

また、利用する部屋の変更などがあった場合は、ドラッグ&ドロップだけで変更が行えるため、視認性だけでなく操作性にも優れています。部屋の予約を重複して行なってしまうというミスを失くすことができる上に、予約を受ける際にも顧客の待ち時間を軽減させることができます。

売掛管理機能

売掛管理業務は、旅館の経営に大きな影響を与える重要な業務です。経理担当者に任せることもできますが、旅行代理店によって入金方法や手順が異なる難しい業務なので責任重大。たった1つでもミスをしてしまうと、修正申告の提出が必要になり、膨大な時間を浪費することになります。そんな経理業務を効率化できるのが旅館管理システムの売掛管理機能です。

売上金やクーポン利用、支払手数料などをデータ化することで、売掛金台帳の計上や記載ミス防止につながります。またフロント会計と同時に請求書を発行できる売掛管理機能を利用すれば、請求処理の手間を大幅にカットできるでしょう。

請求書や領収書の発行

旅館会計システムに付帯している請求書や領収書の発行システムは非常に強力で、通常の請求書や領収書がすぐに発行できるだけでなく、そのレイアウトパターンを選ぶことができる場合もあり、顧客に応じたレイアウトの領収書や請求書が発行可能です。

さらに、領収書や請求書を部屋ごとに分割して発行する機能、いつでも簡単に再発行できる機能もついているので、顧客の要望や問い合わせにもスムーズに応じることができるようになるでしょう。請求書や領収書は自動で発行できるように設定することもできますが、バウチャークーポンを使用した際には発行しないなど、フレキシブルに設定が可能となっています。

市販の会計ソフトとの連動

旅館会計システムを導入したとしても、会計ソフトとの連動が行われなければ、その会計処理にかかる手間は今まで同様変わりません。ですが、旅館システムの中には、一般的によく利用されている会計ソフトや財務ソフトとの連動が可能なものもあります。システムで行われた会計処理がそのまま会計ソフトの方に反映されれば、会計処理にかかる時間と手間を大幅に省くことができるでしょう。

どの会計ソフ計システムによって異なっているため、後でご紹介するおすすめの「会計・経理機能のある旅館システム」の中から、気になる旅館システムを提供している会社に詳細を問い合わせてみると良いでしょう。

会計・経理機能のある旅館システム

旅館会計システムの会計・経理に関する機能をご紹介してきましたが、もちろん、システムによってはこれらの機能が付帯していないこともあります。そこで、こちらでご紹介してきたように、会計・経理に関する機能が充実しているおすすめのシステムをご紹介しましょう。

それぞれの旅館会計システムのメリットとデメリットも併せて解説しているので、自施設に一番適した旅館システムを選ぶ参考にしてください。

Conseil(コンセイル)

「Conseil(コンセイル)」とは、ホテルで案内役を務める「コンシェルジュ」から造られた言葉。その名の通り、旅館やホテルで行われる業務の案内役となってくれるのがConseil(コンセイル)です。Conseil(コンセイル)の最大の特徴は、旅館利用者の「顧客管理」から「予約管理」「フロント会計」「売掛管理」「帳票」などの機能を全て併せ持っているということで、比較的規模の大きな旅館やホテルをトータルで管理したいときにおすすめです。

会計・経理処理に関しては非常に強力で、こちらでご紹介してきた機能はほとんど付帯されていますが、オプションを利用すればPOSレジとの連動、課金機との連動、タブレット端末との連動、会計ソフトとの連動も可能です。

メリット

デメリット

陣屋コネクト

陣屋コネクトは、鶴巻温泉の「元湯陣屋」が開発した旅館会計システムです。元湯陣屋は経営不振にあった中、数年間で再建を果たした旅館として有名で、その再建における真髄はこのシステムを活用したからだと言います。この旅館システムの特徴は、きめ細やかな顧客管理機能を誇っている点。ですが、会計・経理に関する機能も付帯されており、旅館滞在中の会計は全て陣屋コネクトで完結させることができるというほどです。

ただし、会計・経理機能については経理に関する機能がメインになっているようで、仕入れや原価の管理、売上集計などを得意としています。また、会計・経理機能の一端として、従業員の勤怠管理や出退勤管理、シフト管理を行うこともできます。

メリット

デメリット

旅館システム 支配人くんNEXT

旅館システム 支配人くんNEXTは、「顧客管理」「予約管理」「売上管理」の3つの機能をメインにし、旅館の管理を行ってくれるシステムです。旅館会計システムに必要な3つの機能はベーシックですが、その他、オプション付加によって自施設に適したシステムを構築できる点も大きな特徴でしょう。

必要最小限の機能で運用すれば初期費用を抑えることができ、オプションを追加させることでシステム自体を充実させることも可能。基本機能として備わっている会計・経理機能は「フロント会計」と「販売分析」の2つです。また、クラウドとオンプレミスの両方に対応しているため、非常にカスタマイズ性が高い旅館システムだと言えます。

メリット

デメリット

会計・経理機能を活用した事例紹介

締め作業を効率化・おもてなしの質にも向上効果

【導入システム:Conseil(コンセイル)】

繁盛期の旅館やホテルでは、顧客のチェックインの時間が早まってチェックアウトの時間が遅くなり、フロントスタッフの業務時間が長引いてしまう傾向にあるそう。とある旅館では繁盛期を迎え、フロントスタッフの休憩時間が確保できず、疲労はピークに達していました。
業務効率を改善するため、普段の業務を分析してみたところ、最も負担がかかっていたのが「チェックアウト完了後の会計業務」だったとのこと。
チェックアウト完了後の会計業務は請求領収書の転記に始まり、売り上げ科目・入金科目ごとの記載や集計作業、現金有高の確認などさまざま。どれも手間のかかる作業であり、要する時間は2時間以上。キャリアのスタッフでも長時間かかる、負担の大きい業務でした。
その負担を軽減するために導入されたのが、フロント会計機能を備えた旅館システムです。

今まで手作業で転記していた請求領収書や、各科目の集計表が、ボタン1つでプリントアウトされるようになりました。各科目の合計と現金の有高を確認すれば、チェックアウト完了後の締めの会計業務は終了です。
さらに、以前までは経理担当スタッフの仕事であった「伝票の印刷」も、フロント会計スタッフが行なっているそう。その作業を含めても、かかる時間はわずか30分。フロント会計機能の活用により、1時間半以上もの時間短縮を実現し、経理担当スタッフの負担軽減まで可能としたのです。

業務効率が改善され、フロントスタッフの休憩時間がきっちりと取れるようになったおかげか、接客時の対応も明るくなってきたそう。旅館システムの導入による業務負担の軽減が、「おもてなしの質」の向上につながった一例と言えるでしょう。

経理業務の電子化で作業負担を大幅に軽減

【導入システム:Conseil(コンセイル)】

経理機能を備えた旅館システムなら、経理に関する業務負担を大幅に軽減することができます。
とある旅館の経理部では4名のスタッフが、「売上計上」や「一般売掛金・クーポン売掛金・クレジットカード売掛金、それぞれの台帳管理」をはじめ、「現金・預金出納」「仕入・買掛金管理」など、多岐にわたる作業を行っていました。月次の締め処理が必要な締め日は、目が回るほどの忙しさだったそうです。

旅行業者からの売掛に関する問い合わせも、経理担当スタッフの仕事の1つ。問い合わせに回答するためには請求領収書の控えや、フロントが管理している予約情報を記録した部屋割り表が必要でした。そういった書類を用意する手間が、さらに業務を圧迫してしまいます。
こういった業務の負担を減らすため、経理課長は「経理業務の電子化」を可能とする旅館システムの導入を申し入れたそうです。

旅館システムの導入によって、売上仕訳や予約金の集計、売掛金関連などのデータが自動的に作成されるようになりました。集計表から伝票へ転記する作業や財務会計ソフトへの登録作業が不要になったのです。
また、売掛管理機能とフロント会計機能が連携しているため、フロントスタッフが売掛情報を登録すると売掛台帳にもデータが自動的に反映されるそう。重複していた作業がなくなり、業務効率は大きく向上しました。

さらに、経理機能の活用によって旅行業者からの売掛問い合わせ対応にかかっていた業務負担も解消。利用情報、支払い方法がすべて一目で分かるようになり、スムーズな回答が可能になったそうです。
業務の省力化により、経理担当スタッフの人数を半数にしても、滞りなく経理業務が回るほどになりました。旅館システムの導入が、業務効率の向上と人件費の最適化につながったのです。


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