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旅館の会計業務が効率化される

会計や売掛などお金に関する業務は、旅館の経営に関わる重要なものです。しかし、毎日の締め作業や売掛台帳の管理、伝票の作成などは手間のかかる作業でもあります。
こういった作業の負担を減らすには、旅館システムの「会計・経理機能」の活用が良いでしょう。機能の詳しい特徴や活用事例について紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

旅館システム「会計・経理機能」でできること

日々締め業務からの解放はもちろん、朝のフロント業務を効率化します。(急な伝票の分割や細かい清算など)朝の忙しい時間帯、お見送りのタイミングでもお客様を待たせず、スピーディーな対応を実現します。また会計システムの連携や売掛金管理機能などもできれば、経理業務の効率化につながります。これらの効率化から生まれるゆとりをおもてなしの向上へと生かすことができます。

フロント会計機能

フロント会計機能は、旅館管理システムの基本設定として付帯しているケースが多い機能です。その名の通りフロント会計業務を効率化できる機能で、機能が充実している旅館管理システムだと利用明細や領収書の発行もスムーズになります。
また会計業務以外にも、予約・部屋割りの確認、客室ごとの宿泊スケジュール管理など、フロントスタッフが担当する業務をデータ化でき、フロント業務にかかるコストを大幅に削減できるのが魅力です。

売掛管理機能

売掛管理業務は、旅館の経営に大きな影響を与える重要な業務です。経理担当者に任せることもできますが、旅行代理店によって入金方法や手順が異なる難しい業務なので責任重大。たった1つでもミスをしてしまうと、修正申告の提出が必要になり、膨大な時間を浪費することになります。そんな経理業務を効率化できるのが旅館管理システムの売掛管理機能です。

売上金やクーポン利用、支払手数料などをデータ化することで、売掛金台帳の計上や記載ミス防止につながります。またフロント会計と同時に請求書を発行できる売掛管理機能を利用すれば、請求処理の手間を大幅にカットできるでしょう。

会計・経理機能を活用した事例紹介

締め作業を効率化・おもてなしの質にも向上効果

繁盛期の旅館やホテルでは、顧客のチェックインの時間が早まってチェックアウトの時間が遅くなり、フロントスタッフの業務時間が長引いてしまう傾向にあるそう。とある旅館では繁盛期を迎え、フロントスタッフの休憩時間が確保できず、疲労はピークに達していました。
業務効率を改善するため、普段の業務を分析してみたところ、最も負担がかかっていたのが「チェックアウト完了後の会計業務」だったとのこと。
チェックアウト完了後の会計業務は請求領収書の転記に始まり、売り上げ科目・入金科目ごとの記載や集計作業、現金有高の確認などさまざま。どれも手間のかかる作業であり、要する時間は2時間以上。キャリアのスタッフでも長時間かかる、負担の大きい業務でした。
その負担を軽減するために導入されたのが、フロント会計機能を備えた旅館システムです。

今まで手作業で転記していた請求領収書や、各科目の集計表が、ボタン1つでプリントアウトされるようになりました。各科目の合計と現金の有高を確認すれば、チェックアウト完了後の締めの会計業務は終了です。
さらに、以前までは経理担当スタッフの仕事であった「伝票の印刷」も、フロント会計スタッフが行なっているそう。その作業を含めても、かかる時間はわずか30分。フロント会計機能の活用により、1時間半以上もの時間短縮を実現し、経理担当スタッフの負担軽減まで可能としたのです。

業務効率が改善され、フロントスタッフの休憩時間がきっちりと取れるようになったおかげか、接客時の対応も明るくなってきたそう。旅館システムの導入による業務負担の軽減が、「おもてなしの質」の向上につながった一例と言えるでしょう。

経理業務の電子化で作業負担を大幅に軽減

経理機能を備えた旅館システムなら、経理に関する業務負担を大幅に軽減することができます。
とある旅館の経理部では4名のスタッフが、「売上計上」や「一般売掛金・クーポン売掛金・クレジットカード売掛金、それぞれの台帳管理」をはじめ、「現金・預金出納」「仕入・買掛金管理」など、多岐にわたる作業を行っていました。月次の締め処理が必要な締め日は、目が回るほどの忙しさだったそうです。

旅行業者からの売掛に関する問い合わせも、経理担当スタッフの仕事の1つ。問い合わせに回答するためには請求領収書の控えや、フロントが管理している予約情報を記録した部屋割り表が必要でした。そういった書類を用意する手間が、さらに業務を圧迫してしまいます。
こういった業務の負担を減らすため、経理課長は「経理業務の電子化」を可能とする旅館システムの導入を申し入れたそうです。

旅館システムの導入によって、売上仕訳や予約金の集計、売掛金関連などのデータが自動的に作成されるようになりました。集計表から伝票へ転記する作業や財務会計ソフトへの登録作業が不要になったのです。
また、売掛管理機能とフロント会計機能が連携しているため、フロントスタッフが売掛情報を登録すると売掛台帳にもデータが自動的に反映されるそう。重複していた作業がなくなり、業務効率は大きく向上しました。

さらに、経理機能の活用によって旅行業者からの売掛問い合わせ対応にかかっていた業務負担も解消。利用情報、支払い方法がすべて一目で分かるようになり、スムーズな回答が可能になったそうです。
業務の省力化により、経理担当スタッフの人数を半数にしても、滞りなく経理業務が回るほどになりました。旅館システムの導入が、業務効率の向上と人件費の最適化につながったのです。


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