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旅館システム(PMS)導入でどう変わる?(効率化&生産性向上)

旅館システム(PMS)には「宿泊予約管理」、「顧客管理」、「会計・経理」、「経営戦略・営業戦略」に役立つ機能が備わっています。
こちらでは、旅館システム(PMS)の機能を詳しく解説。導入によって見込める効果を、活用事例と一緒に紹介していきます。

一、宿泊予約管理がスムーズになる

宿泊予約管理機能でトラブル防止・スムーズな対応が可能になります。

旅館システム(PMS)には、外部の旅行サイトとの連携機能や、かかってきた電話番号を自動的に検索するCTI機能など、宿泊予約管理を効率化する機能が多数搭載されています。

これらを活用することにより、予約の取り忘れやオーバーブッキングといったトラブル防止が可能です。また、予約登録の作業が容易になるため、顧客への対応に集中できたり、業務負担を軽減したりといった効果も見込めます。

予約管理機能の活用で、機会損失のリスク回避や業務効率の向上、年間70万円のコスト削減に成功した事例なども紹介しているので、参考にしてくださいね。

利用用途

PMSを宿泊予約管理に使う場合、ホテル側がお客様の宿泊に関するあらゆる情報を管理することができます。宿泊者の数、部屋の種類、料金、オプションの有無などのさまざまな予約情報を蓄積し、一元管理を行うことができます。

宿泊予約管理は、従来のように宿泊者からの連絡を受けて手作業で登録していくという方法では、業務効率がいちじるしく下がってしまいます。

予約の登録忘れといったヒューマンエラーも問題視されており、確実に予約を登録してくれるPMSは現場にとって非常に便利なシステムといえるでしょう。予約がいっぱいになると自動的に残室数がゼロになり、予約が受け付けられなくなります。ホテル側が手動で予約情報を入力する必要がないため、スタッフは予約管理以外の業務にあたることが可能に。

最新のPMSでは英語や中国語、韓国語など近年インバウンドとして増加している国々の言語にも対応しています。こちらを利用すれば、利用客は自分の国の言語で予約をとることができるため、ホテル側に問い合わせをする手間がかからなくなり、スムーズに宿泊を手配できますね。

ホテル側だけでなくユーザーである宿泊者にとっても利便性の高いシステムがPMSの最大のメリットといえますね。

旅館システムの宿泊予約管理機能について詳しくみる

二、顧客管理の精度が上がる

顧客管理機能で、顧客管理精度が向上し、ワンランク上のおもてなしが提供できる要になります。

顧客満足度の向上やリピーターの獲得には、顧客1人ひとりに合わせた最適なおもてなしが必要です。旅館システム(PMS)を活用すると、基本的な顧客情報だけでなく、趣味や嗜好、アレルギーなど細かな情報を蓄積できます。蓄積した情報を全社員で共有できるのも、旅館システム(PMS)の魅力です。

次のページでは顧客管理機能を活用し、より良いサービスの提供を実現した4つの事例を掲載。顧客管理機能の具体的な活用方法を紹介していきます。

利用用途

PMSを利用することによって、宿泊者一人一人に合わせたサービスが実現します。予約入力を行ったお客様の情報は、すべて顧客データベースに登録されます。

基本情報だけでなく、宿泊者の好みの食べ物や食べられないものなどの詳細情報を記録する機能を使えば、二度目以降の宿泊時にその情報を元にして最適なおもてなしを提供することができます。

たとえば、誕生日情報を登録しておけば、宿泊施設側からお客様に対してサプライズのプレゼントやお土産を送ることも可能に。お客様からの要望を特筆事項として登録することもできるため、総合的な顧客満足度の向上に大きくつながるだけでなく、サービスの向上や売り上げの伸びにも期待することができますね。

また、PMSの中には宿泊者ごとの注意事項を入力できる機能が搭載されているものもあります。宿泊者ごとの注意点、特筆事項を記載しておくことで、次回の宿泊時におけるトラブルやミスなどを減らすことも可能になります。

蓄積された顧客情報は、キーワードによって絞り込み検索をかけることもできます。規模の大きな施設では、宿泊者の数・年齢層・性別・国籍などがさまざまであるため、絞り込み検索機能は顧客管理や利用者の分析に非常に役立ちます。

旅館システムの顧客管理について詳しくみる

三、会計業務が効率化される

会計・経理機能で、会計・経理の業務負担を大幅に軽減できます。

お金に関する業務は旅館の経営に関わる重要なものですが、非常に手間がかかってしまう負担の大きい仕事でもあります。そういった業務負担を減らしてくれるのが、旅館システム(PMS)のフロント会計機能や売掛管理機能です。

請求領収書の転記や、各科目の集計表、各売掛台帳の管理を電子化することで、業務負担を大幅に軽減できます。
会計・経理機能の活用で業務効率を改善し、作業にかかっていた時間を1時間以上短縮した事例を紹介します。

利用用途

PMSの機能は顧客管理などにとどまらず、会計業務にも力を発揮します。従来の会計業務では、スタッフが施設の売り上げを集計し、管理するのが一般的でしたが、記載ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーが多く発生することが問題点となっていました。

このようなフロントの会計機能をすべてPMSに任せることで、その日一日の予約内容から自動的に売り上げを計上するほか、手動での入力作業の手間を大幅に減らすことができます。

また、施設の予約状況を予約担当者に電話で確認する手間もなくなるため、フロントは会計業務をPMSに任せたまま、お客様への直接の対応に集中することができます。PMSを利用することで領収書の発行がスムーズに行えるため、スタッフの手間がかからず、海外から訪れるお客様や領収書が必要なお客様にとっても安心です。

PMSが会計ソフトと連動していれば、売り上げ集計を自動的に反映できるので、台帳に書き移すといった手間も省略することができます。手動による金額の入力には人的なミスがつきものですが、それらのミスを失くし、かつ効率的に会計業務を行えるものがPMSの利点といえるでしょう。

旅館システムの会計・経理機能について詳しくみる

四、経営戦略、営業戦略に役立つ

データを活用した精度が高く、的確な経営戦略・営業戦略が立てられるようになります。

旅館の経営に特に重要なのが「経営戦略・営業戦略」を立てることです。集客率や収益率の向上を目指すには、実績データをもとにした適切な戦略が必要になります。

旅館システム(PMS)には、稼働率や企画ごとの売り上げ、外部からの予約実績など、さまざまなデータを集計する機能が搭載。これらのデータを分析することで、適切な販売促進活動や企画造成、設備投資が可能となるでしょう。

こちらでは旅館システム(PMS)の機能を営業戦略や経営戦略に役立てた事例を掲載しています。

利用用途

宿泊施設では、顧客管理と同様に重要なものが戦略の構築です。PMSを利用すると、一人一人の宿泊者のデータが顧客情報として登録できるため、データをまとめて活用して分析を行ったり、お客様のニーズに合致したサービスが提供しやすくなります。

インターネットから予約を行うお客様が多い宿泊施設では、クレジットカードやクーポンの利用が多くみられます。それらに十分に対応できているか、また利用の多いカードやクーポンの内容を精査することによって、施設側も需要に合ったサービスが把握できます。

「現金のみ」「カード利用不可」などの宿泊施設はあまり多くはみられませんが、一部のクレジットカードに対応していない場合や、各種電子マネーが使えないなどの施設は少なくありません。

しかしPMSを利用して顧客情報を分析することで、どの年齢層がどのサービスを使って宿泊を行っているのかも把握できるため、情報の分析・管理とともに、宿泊施設に本当に必要なシステムやサービスが何であるかが分かるのです。PMSではユーザーの情報を管理するほか、集計や並べ替え、絞り込みもできるため、データ分析には最適なツールといえるでしょう。

旅館システムを活用した営業戦略・経営戦略について詳しくみる

PMSの選びかた

PMSには大規模宿泊施設から民泊まで、さまざまな施設に対応した製品が揃っています。価格や特徴など、製品を選ぶうえで外せない項目ごとに詳しくみていきたいと思います。

価格で選ぶ

PMSを選ぶ際は、製品ごとの特徴を押さえながら、価格についても比較をしていきましょう。クラウド型でサーバが不要な旅館システムなら、初期導入にかかる費用を削減することができます。コンパクトタイプのPMSなら、充実した機能を搭載しつつも、お手ごろな価格に抑えられているのでペンションなどの小規模~中規模の宿泊施設にも導入しやすくなっています。

ブラウザで動くASP(インターネットを通じてアプリケーションを提供するシステム)の旅館システムも登場しており、こちらは初期コストが低く、さらに月々の定額料金で本格的な機能を利用することができます。製品ごとに搭載されている機能が異なるため、特徴をしっかりと押さえながら価格を比較し、最適なシステムを導入したいですね。

必要な機能で選ぶ

PMS製品における最大の違いは、実装されている機能の幅広さにあります。顧客管理・会計ソフトとの連動機能・データ分析など、さまざまなシステムが搭載されているPMSは、ホテルなどの宿泊施設の、マネジメント業務の効率を格段に向上させてくれます。

最近ではコンパクト化されたPMSも登場していますが、大規模宿泊施設には基本的なフロント業務のサポート機能に加え、スマートキーや旅行会社との連携機能なども実装されているものがおすすめ。施設の利用者数や施設の規模に合うもので、さらに館内のサービスにも連動させられる機能のついたものを選びましょう。

客室数に合ったシステムを選ぶ

ホテル・旅館システムには、客室数に応じて複数のタイプから製品が選べるものもあります。大規模リゾートや収容人数の多い宿泊施設などには、膨大なデータが蓄積できるタイプのPMSが適しています。

反対に、ペンションや小さな宿などの小規模施設では、大規模宿泊施設と同等のシステムを導入する必要はなく、コスト面から考えても、コンパクトタイプのPMSで必要なサービスがすべて提供できるという場合もあります。

近年ではAirbnbなどの民泊が注目を集めていますが、そのような小規模宿泊施設にも対応した、民泊運営を効率化するPMSも登場しています。

導入後のサポートサービスで選ぶ

PMS製品には、導入後のサポートが充実している製品も数多くあります。24時間受付のコールセンターを設置している製品には、突然のトラブル発生や保守障害についてリモートメンテナンスを行うほか、技術的な質問にも丁寧に回答。操作方法についての質問も受け付けています。

障害の内容によっては、担当部門や保守会社への二次対応依頼を行い、現地での障害対応や復旧作業を行います。PMSを導入したばかりの段階や、製品を継続的に使用する中で起こる問題など、運用に不安がある場合にはサポートが充実している製品を選ぶと安心ですね。