旅館経営を革新する「旅館システム」パーフェクトガイド

旅館経営を革新する「旅館システム」パーフェクトガイド
     

旅館運営のおもてなし力を向上させたい!
業務効率化!生産性を上げたい!コストを削減したい!
そんな旅館業の経営者・運営者は必見。

経営している旅館に合わせて選ぶ!旅館システム徹底比較
経営している旅館に合わせて選ぶ!旅館システム徹底比較

旅館システム導入で
どう変わる?

旅館システム選び
のポイントと
有名旅館システム
4社を徹底比較

まずは旅館システム選びのポイント!

有名旅館システム4社を徹底比較!

旅館システム選定ポイント「使いやすさ」「サポート力」「顧客管理のしやすさ」をクリアした、有名旅館システム4社を紹介しています。
はじめに簡単に4社の旅館システムについて紹介します。

リピーター管理だけでなく、営業戦略、マーケティング戦略にいかせる一歩進んだ顧客管理が可能

コンセイル Conseil(信南交通株式会社 信南情報システム)

システムの操作画面

引用元:コンセイル Conseil公式サイト
http://www.shinnan.co.jp/system/reservation.html

20部屋の老舗高級旅館から300室規模まで対応。旅館のこだわりを活かしながらIT化を推進

迅速な応答が求められる予約管理にて、スピーディに一度に多くの情報を閲覧可能。(3ヶ月分のカレンダー、予約者リスト、宿泊部屋・宴会場の空室状況や適用可能な企画まで同時表示)。考え抜かれた顧客情報管理方法は一考の価値あり。その他、顧客のこだわりを活かすカスタマイズ性、拡張性も高く、旅館様の生産性向上を強力に支援するシステム。日本の旅館100選に選出される旅館・ホテルへの導入など実績豊富。

3ヶ月先の状況がわかる、とても見通しのいい管理画面♪同時に確認したい情報って結構あるのよねぇ。手厚いサポート体制も心強いわ。

5年間の想定費用
※ソフトウェア減価償却期間の5年間で計算

約465万円
(初期費用360万円、月額17,500円)※税別
   →1年あたり約93万円

【想定規模】部屋数80室(クライアントPC3台利用)
【追加したオプション】サイトコントローラー連携、CTI連携、...etc.※売掛金管理は標準機能※ハード費用除く※保守は24時間365日システムエンジニアによるサポート

  • サポート内容

    ・エンジニアが直接サポート
    1次対応(問い合わせ受付時点)からシステム開発・導入を担当しているシステムエンジニアが対応
    ・365日24時間サポート
    休日や夜間でも専用サポートダイヤルにて、緊急対応可能
    ・遠隔操作によるサポート
    リモートメンテナンスできる環境を構築し現地へ訪問することなく迅速に対応可能

  • 顧客管理

    ・1個人に複数法人、1法人に複数個人の関連づけが可能
    VIP顧客の様々な所属団体など利用履歴を的確に把握可能(複数電話番号も登録可能)
    ・属性情報を100種設定可能
    浴衣のサイズ、アレルギー等施設が必要な項目を自由に設定可能
    ・送客者や接待等の支払者の履歴を個人・法人別に管理
    一般顧客だけでなく今まで見えなかった本当のお客様情報を可視化

  • そのほかの特徴

    ・柔軟なカスタマイズが可能
    施設の「こだわり」のオペレーションを追求可能。
    ・画面、印刷物のカスタマイズ等
    宿泊カード・請求領収書のデザインを独自のものにしたり、手配書のカスタマイズ、実績(成果)計測の項目や日々使用する帳票、画面も業務に合わせてカスタマイズ可能。※自由度の高いデータ分析をするために必要なCSV出力なども可能

旅館システム Conseil(コンセイル)の導入事例

常連様のおもてなしには顧客履歴チェックが欠かせません!

コンセイルを導入する以前は、大変失礼ですが常連様を初めてのお客様のようにお迎えしてしまったことがありました。コンセイルを導入してからは、ご予約いただいた時点でお客様情報を確認し、満足いただけるおもてなしの下準備ができるようになっています。

顧客情報シェア戦略でムラのない高品質な接客体制を実現

新境地を開拓すべくコンセイルを導入しました。予想外だったのは社員教育のコストを削減できたこと。顧客情報に合わせたサービスのあり方を一元化した結果、社員を教育する必要がなくなったのです。現在はベテラン社員同様の対応を全スタッフが実現しています。

システムを見るだけで顧客情報がわかるように

コンセイルを利用するまでは、旅館の顔である自分が女将として常連様はじめ多くのお客様のお顔や以前利用された際のちょっとした情報などを把握していました。

もちろん接客業ですからそうしたことを覚えておくことも仕事のうちなのですが、長年仕事をしているとどうしても取りこぼしは出てしまいます。このまま自分ひとりだけ、または実際に接客を担当した者だけが細かい顧客情報を知っている状態が続くと、下の者も育ちません。

そこで、思い切ってコンセイルを導入したところ、受付にあるパソコンでスタッフ全員が細かい顧客情報まで共有できるようになって接遇のレベルが向上しました。お客様のことを忘れてしまうプレッシャーもなくなり、いまではすっかり手放せないシステムです。

経営状態の把握や事業の改善点を洗い出せて助かる

旅館業では、いかにご新規のお客様に泊まってもらうか、そしてやってきたお客様の何割をリピーターにできるかで売上が大きく変わります。ただ、日々の業務やおもてなしに集中していると、どの部屋やプランが人気を持っているのか、どういう広告をしたときは効果的に集客できたのか等を詳しく分析する暇がありません。

データが揃わないと広告戦略も立てづらいですし、今後の見通しも考えられないため、経営者にとって必要な情報をデータベース化できるコンセイルの導入は渡りに船でした。

実際、顧客管理をシステム化したことによって、これまでより細かくお客様のニーズを分析し、より満足度の高いサービスを提供するための接客や設備投資を考案できています。

まさに旅館経営やその現場業務の生産性向上について考え抜かれたシステムですね!

操作性をわかりやすくし、コンパクトな機能の小規模施設向けシステム

はなぶさ(株式会社ナバック)

システムの操作画面

引用元:はなぶさ公式サイト(画像は請求資料より)
http://www.hanabusa-s.com/hanabusa/function.html

機能をコンパクトにまとめた小規模施設向け旅館システム

はなぶさは、まだ旅館管理システムを導入したことがないような民宿・ペンションや小規模旅館に向けて開発された旅館管理システムです。管理画面は初めて見た人でも操作方法がわかるほどのシンプルさ。基本表示では、一覧情報と詳細情報を同時に閲覧できるので、管理画面を切り替える手間が省けます。

民宿やペンションでもこういう情報システムを活用することで宿泊業務の効率化ができそうですね。

5年間の想定費用
※ソフトウェア減価償却期間の5年間で計算

約450万円
(初期費用240万円、月額35,000円)※税別
   →1年あたり約90万円

【想定規模】部屋数80室(クライアントPC3台利用)
【追加したオプション】サイトコントローラー連携、CTI連携、売掛金/会計連携、ハード機器...etc.

  • サポート内容

    ・365日24時間サポート※
    対応履歴をデータベースで管理し、時系列でトラブル状況をとらえ、早期解決
    ※システム障害の一時切り分け後、担当部門、担当保守会社等への対応依頼を実施
    ・サポート・サービスメニュー
    障害対応コールセンターサービス、業務アプリケーション操作方法Q&Aサービス、リモートメンテナンスサービス等

  • 顧客管理

    ・宿泊履歴の確認
    顧客の過去の利用履歴や、先の予約、全利用回数が表示されておりリピーター様かすぐ判別可能
    ・顧客の固有情報メモ
    備考スペースに顧客のちょっとした情報(苦手な料理など)を入力することが可能。入力した情報は利用入力画面にも表示されスムーズな対応が可能
    ・顧客検索機能
    電話番号や名前から過去の登録情報を呼び出し可能

  • そのほかの特徴

    ・わかりやい画面と操作
    機能を絞り込み、操作性をわかりやすくコンパクトにまとめてあるため、操作が簡単
    ・DM宛名印刷機能
    顧客ごとにDMを送る際、DM種類を選んだり、条件絞り込みが可能
    ・操作画面が特徴的
    左右で画面の切替が可能で、部屋一覧を見ながら伝票入力をしたり、利用入力をすることがが可能

旅館システム はなぶさの導入事例

フロント業務がスピーディーなのはマルチウィンドウのおかげ!

従業員から“予約システムのハードウェアが古くて使いづらい”という旨の声があったため、ナバックの旅館システム「はなぶさ」を導入しました。選んだ決め手はマルチウィンドウです。フロントスタッフ一人でも複数の作業を同時進行できるので、当旅館で大活躍してくれています。

サポート体制が整っているから安心して利用できます

ナバックの旅館管理システム「はなぶさ」は24時間受付のコールセンターを利用できるので、どの従業員が使っても操作に行き詰まることがありません。うちのお得意さまは電話で予約される方が多いので、電話を取る前にお客様情報が表示されるCTI機能の追加を検討しています。

電話口での対応がよりスムーズになった

旅館にとって、予約電話は初めて直接お客様とやり取りをする業務です。電話口での対応が悪かったり、予約状況の確認に手間取ってお待たせしてしまったりすれば、その分お客様からの印象は悪くなってしまいます。

これまではエクセルで1件1件顧客情報を入力したり、台帳を使って予約の管理をしたりしていましたが、さすがに手が足りない。そこで、予約とフロント業務だけでも効率化したいと思ってはなぶさを導入しました。結果からいうと、はなぶさを取り入れて大正解。

お電話を受けながら瞬時に空いている部屋、埋まっている部屋を確認できるため、これまでよりすばやく予約対応ができるようになりました。

自社サイトとも連携できて便利です

ナバックのはなぶさを導入して一番良かった点は、自社サイトと連携できることです。うちの旅館では、おもに自社で作ったホームページ上の予約フォームと電話で予約を受け付けています。

ただ、電話予約は後で自社サイトへ予約情報を打ち込む必要があるため、忙しい期間は作業忘れによるダブルブッキングを起こしやすいという欠点がありました。

その点、はなぶさは登録した予約情報が自社サイトの予約フォームにもすぐに反映されます。必要な業務がひとつ減ってミスをしづらくなったため、接客を担当するスタッフからも評判は上々です。

従業員の一人ひとりの負担を軽減できそうなシステムですね。

人員単価販売の他、部屋単価販売(ルームチャージ)にも対応可能

支配人くんNEXT(株式会社クリップサイト)

システムの操作画面

引用元:支配人くんNEXT公式サイト(画像は請求資料より)
https://www.clipsite.co.jp/information/next/

多店舗運用も可能。旅館からビジネスホテルまで販売形態にとらわれない旅館システム

支配人くんNEXTでは旅館のような1泊2食付きなどの人員単価販売形態の他、ビジネスホテルのような部屋単価販売(ルームチャージ)にも対応します。またチェーン施設や姉妹館などの多店舗運用も可能です。その他、基本的な旅館システム機能以外に様々な連携ツールが用意されています。たとえばN-Tools(別システム)と連携してフロント・接客係・調理場のやり取りをスムーズにすることが可能です。

ルームチャージ対応や多店舗運用が可能なのでチェーン展開している宿泊業者に向いてそうね。

5年間の想定費用
※ソフトウェア減価償却期間の5年間で計算

約360万円
(初期費用210万円、月額25,000円)※税別
   →1年あたり約72万円

【想定規模】部屋数80室(クライアントPC3台利用)
【追加したオプション】サイトコントローラー連携、CTI連携、売掛金/会計連携...etc.※ハード費用除く

  • サポート内容

    ・サポートデスク対応※
    電話とFAXで問い合わせ可能
    平日(土日祝日・年末年始を除いた月~金 9:00~18:00)
    土日祝日・年末年始や平日の上記以外の時間帯にサポートデスク電話番号にかけると担当SEに電話転送
    ※はじめにサポートデスクにつながり、1次切り分け後、導入経験豊富なスタッフが対応

  • 顧客管理

    ・多店舗利用情報を一元管理
    チェーン施設や姉妹館など、多店舗でご利用した顧客の情報を一元管理し、他の店舗での利用状況などの情報をリアルタイムで参照可能
    ・シンプルな顧客情報管理
    法人/ 個人や、顧客ランク、記念日登録、勤務先情報、顧客種別の自由設定(浴衣サイズ、ビール銘柄など)、DM送付の可否など管理可能

  • そのほかの特徴

    ・帳票類はファイルエキスポート
    出力される帳票類は汎用ファイル形式で出力可能(PDF、Excel、JPG、CSVなど)
    ・多様なオプション機能(有料)
    部屋付け特化型のオーダーシステム、調理部とのモニター連携、タブレットでのチェックイン入力、文字認識&画像スキャンのパスポート管理、清掃管理指示システム等

旅館システム 支配人くんNEXTの導入事例

スタッフの情報伝達で起こりやすいミスを回避できるシステムです

フロント担当者が案内係や調理場に伝える内容を支配人くんNEXTですべて電子データ化しました。これにより、インカムマイクで起こりやすい聞き漏れや聞き間違え、台帳記載誤りなどのリスクを回避できるように。また、紙伝達にかかっていた手間や時間も短縮できています。

複数施設の顧客情報を一元管理できるようになりました

私が手掛けている宿泊施設はグループ展開しているので、施設ごとにハードウェアを管理するのが大変だったんです。そこで、顧客データだけを一元化できるクラウド型の旅館システム・支配人NEXTを導入。従業員数はそのままに、ハードウェア管理や予約処理がスムーズになっています。

受付・調理場・接客担当者の連携がスムーズに

当旅館では、受付の際にお食事の時間を個別に指定してもらい、受付・調理場・接客担当者がそれぞれメモなどで情報共有をしていました。ただ、アナログな方法だと情報共有するのに時間がかかりますし、伝え漏れなども出てしまいます。

サービスを抑えてお料理の時間を統一してしまうという方法は選びたくなかったため、従業員の労力を考えて支配人くんNEXTを導入。調理場と接客担当者の控え室にモニターを置いて、それぞれの作業がどこまで進んでいるのか、お客様は何時にお食事を希望されているのかひと目でわかるようにしたのです。

リアルタイムでサービスの提供状況を確認できるようになったため、お食事を出すタイミングやお布団を敷くタイミングなどを把握しやすくなりました。

突発的な対応を求められてもより柔軟な対応が可能になった

支配人くんNEXTに期待していたのは、予約とフロント、そして調理部の連携強化です。うちの旅館では、以前まで予約時に受け付けたお料理の希望を、その都度ホワイトボードに書き出していました。

ぱっと見たときのわかりやすさはともかく、この方法では当日の急な人数や食事時間の変更、その他のリクエストなどをすぐに調理場へ伝えることができません。

忙しくなって連絡の不備があると料理を無駄にしてしまうこともあるため、料理に関する指示出しや変更はすべて調理場に置いたディスプレイに表示する形にしています。おかげさまで、突発的なリクエストにも柔軟に対応できるようになりました。

規模が大きく忙しい旅館の業務効率を上げてくれそう!

規模を問わず導入可能、旅館・ホテル・ペンション・医療施設など

陣屋コネクト(株式会社陣屋コネクト)

システムの操作画面

引用元:陣屋コネクト公式サイト
https://www.jinya-connect.com/databox/data.php/function_booking_ja/code

初期費用を抑え、小規模旅館でも導入しやすい月額ライセンス制の旅館システム

陣屋コネクトは、旅館経営者が開発した経営者のための旅館システムです。基本機能ライセンスにはフロント・案内・調理場・経理業務の効率化、設備管理、経営戦略に活かせる機能を搭載。一人あたり月額3,500円とリーズナブルな価格設定になっているのが魅力です。(ただしサイトコントローラーやCTI、会計連携などオプションやサポートをつけた場合、5年間の総費用額は他社とあまりかわりません。)

オプションはあまりつけずミニマム構成であれば、初期費用を抑えた導入しやすい価格設定で旅館経営者にとってありがたいですね

5年間の想定費用
※ソフトウェア減価償却期間の5年間で計算

約464万円
(初期費用65万円、月額66,500円)※税別
   →1年あたり約92.8万円

【想定規模】8人使用を想定(月額3,500円/人)、ゴールドサポート(月額30,000円)
【追加したオプション】サイトコントローラー連携、CTI連携、会計連携...etc.※ハード費用除く

  • サポート内容

    ・シルバーサポート 月額1万円
    →電話&遠隔サポート(平日のみ9:00~18:00)、サーバー監視&セキュリティ対策アップデート
    ・ゴールドサポート 月額3万円
    →電話&遠隔サポート(365日9:00~18:00)、サーバー監視&セキュリティ対策アップデート
    →レポート帳票フォーマットの追加やカスタマイズ
    →タブレットPOS機能を月額費用なし利用可能
    ※さらにこの上のプラチナサポートあり。

  • 顧客管理

    ・顧客情報を一元管理
    顧客情報、予約情報(お部屋や宴会場の利用など)、お食事の好み、アレルギーや苦手食材などの情報をすべて一元管理
    ・タブレットで情報共有
    お部屋での会話などから、ご要望やご旅行目的、記念日、クレームなどの情報を入力可能。突然のリクエスト変更なども情報共有

  • そのほかの特徴

    ・多様なオプション機能(有料)
    →予約メールの内容を解析して、予約データとして取り込むメール連携オプション
    →会話内容をリアルタイムに音声で共有するし、会話記録をテキスト化する音声活用サービス
    →入場する車両のナンバー情報を自動読み読み取り&データベース連携し、顧客の到着を通知
    →センサーや計測機器でお風呂の温度や入力者数、電力量の変化で異常やサービスタイミングを通知

旅館システム 陣屋コネクトの導入事例

紙台帳を電子データ化したことでサービススキルが上がりました

以前はお客様情報を紙台帳で管理していたため、情報を探し出すのに膨大な時間がかかっていました。お客様をお待たせしてしまうこともあったため、このままではいけないと陣屋コネクトを導入。現在はお客様をお待たせすることなく、スピーディーに情報を確認できています。

予約業務で多発していたトラブルや手間が大きく改善されました

当施設の予約は紙台帳に書き込み、コピーして全スタッフに配布、共有事項はホワイトボードに記載するという流れで、手間がかかるしミスも多発していました。業務効率を上げる目的で陣屋コネクトを導入してからは、情報の伝達漏れや予約重複などのトラブルが改善しています。

顧客管理システムの導入で従業員同士のコミュニケーションも活発に

もともと、お客様に関する情報はすべて紙媒体で管理していたのですが、メモ用紙などは汚れたり紛失したりすることもありますし、伝え忘れで従業員同士トラブルになりやすいため困っていました。

幸いなことに継続してご予約をいただくことも多く、このままでは十分なサービスを提供できないと思ったので、決心して陣屋コネクトさんの顧客管理システムを契約。

紙と違って、入力した情報がリアルタイムで共有できるため、伝達ミス等もありません。予想外に良かったのが、従業員同士のコミュニケーションまで活発化したことです。

各従業員がお客様情報を把握しているため、どういうサービスをすればお客様に喜んでもらえるのかなど、ちょっとした雑談も増えて旅館の雰囲気も明るくなりました。

出先でも旅館の情報を確認できて便利です

これまでの業務を分析するにも、銀行等から融資を受けるにも、やはり重要なのは経営に関するデータがあることです。お恥ずかしながら粗利管理の重要性に気づいたため、売上管理や顧客管理だけでなく、細かいデータを抜き出したオリジナルのレポートを作れる陣屋コネクトのシステムを導入しました。

レポートやデータは外出先でも確認できるので、仕入れや融資の相談で旅館を離れる際も、パソコン1台あればいつでもどこでも商談可能です。また、売値と原価を登録しておけば粗利を出せるため、料理人からメニューや食材の提案があった際、その場で粗利を見て採用するかどうか瞬時に判断できるのも助かっています。

粗利に問題がなければどんどん新しいメニューにチャレンジできるため、現場の人間からの評判も良いです。

顧客情報を紙台帳で管理している旅館は試してみる価値アリ!

※電話でのお問い合わせ窓口はありません。

旅館業の改善
&おもてなし事例集

効率化、生産性向上事例

  • 顧客情報管理システムで予約受付業務を効率化
  • モニターを活用して情報共有の時間を短縮
  • 代理店を介した予約情報を一元管理
  • 顧客情報をグループ店にシェアして業務のムダをカット

売上拡大、集客事例

  • 顧客情報を活用してリピーター率向上
  • リアルタイムの情報収集で客単価アップ
  • 集計機能で効率的な傾向調査を実施
  • クラウドを利用した質の高いサービスで売上拡大

旅館の生産性を高める
経営のポイント

旅館経営の生産性向上を目指す上で欠かせない4つのポイントをまとめています。今日から取り入れられるプロセスも紹介しているので、生産性を高めたい方はぜひチェックしてみてください。

旅館の顧客満足を超え、
感動体験させるサービス開発入門

長く愛される旅館になるには、感動体験につながるサービス提供が必要不可欠です。顧客満足度を超えるサービスを開発し、ロイヤルカスタマーを獲得する方法を3ステップで紹介しています。